As “notas de débitos” são documentos concebidos pelos particulares (ou pela prática contábil) para lastrear gastos assumidos em nome de terceiros e justificar eventual entrada de caixa destinada a reembolso de despesas, sem qualquer forma prescrita em lei ou emissão obrigatória (Ver SC Cosit no 110/2017).
Sendo assim, a não emissão de uma “nota de débito” não tem o condão de provocar maiores implicações legais (penalidades). A sua ausência poderia, no máximo, gerar um descumprimento contratual caso a Parte Infringente tivesse celebrado algum instrumento que criasse aquela obrigação específica e fixasse a correspondente pena.
Em sentido oposto estão as “notas fiscais”. Estas são de emissão obrigatória e forma prescrita em lei, destinando-se a acobertar os fatos geradores do ISSQN, ICMS e IPI (obrigação acessória fiscal).
A sua “não emissão” por um prestador do serviço, por exemplo, constitui ofensa direta à legislação em vigor, com as seguintes consequências:
(i) Cobrança do valor principal não oferecido à tributação do ISSQN e dos tributos federais pertinentes (PIS, COFINS, IRPJ e CSLL), com todos os encargos incidentes (juros e multa de mora, além da multa de ofício, que pode variar entre 75% e 150% do valor do tributo omitido); e
(ii) Aplicação de multa pelo descumprimento formal de obrigação acessória (dever de emitir a Nota Fiscal).
Portanto, de acordo com a legislação em vigor, o prestador de serviço é obrigado a emitir nota fiscal sempre que praticar fato gerador de ISSQN. A própria Lei Municipal do RJ (Lei no 691/84) determina qual é a base de cálculo do imposto:
“A base de cálculo é o preço do serviço. (…) considera-se preço tudo o que for cobrado em virtude da prestação do serviço, em dinheiro, bens, serviços ou direitos, seja na conta ou não, inclusive a título de reembolso, reajustamento ou dispêndio de qualquer natureza (…)”.
Tendo em vista o exposto acima, os sócios do escritório NBNK: Pedro Navarro, Danilo Botelho e Karoline Magalhães advertem sobre o Notas de Débito e Notas Fiscais:
“Inúmeros empresários brasileiros assumem que a figura da “nota de débito” existe juridicamente. Ora, é preciso ficar claro que a mesma decorre de ficção privada, convalidada pela prática contábil. A legislação fiscal, societária e cível simplesmente desconhece tal figura. A “nota de débito” tem o mesmo peso e valor legal do que uma carta de próprio punho, e, portanto, jamais poderá ser invocada como documento idôneo para afastar a cobrança de tributos.
O foco da discussão tributária reside em outro lugar: a legislação em vigor e a jurisprudência pátria permitem a exclusão de determinados valores da base de cálculo dos tributos (por exemplo: reembolso de despesas)? Determinado caso concreto enquadra-se (ou não) na hipótese de incidência normativa (trata-se operação por conta e ordem, ao invés de prestação de serviço)?
Em todos os casos, não é a apresentação de uma simples “nota de débito” que resolverá o impasse fiscal (sempre sujeito aos limites impostos pela legalidade estrita), mas o detalhamento e a caracterização correta do serviço prestado, face às regras legais existentes e os entendimentos judiciais e administrativos mais atualizados sobre o tema.”
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