Rateio de Despesas entre Empresas

Os contratos de rateio de despesas são celebrados entre empresas do mesmo grupo econômico com a finalidade de alocar as despesas incorridas por uma delas em benefício das demais. O objetivo do instrumento é determinar o modo, e em que medida, as empresas beneficiárias do grupo devem participar dos custos e despesas incorridos pela(s) empresa(s) que age(m) no interesse delas.

Tais instrumentos são atípicos (contratos inominados) por falta de definição expressa na legislação brasileira e não se confundem com os contratos de prestação de serviço, na medida em que não possuem caráter oneroso. Vale dizer, os contratos de rateio de despesas não envolvem remuneração ou acréscimo de margem de lucro, mas apenas a repartição de custos e despesas, com o consequente reembolso do montante que havia sido adiantado.

A existência e a efetiva celebração dos contratos de rateio de despesas entre empresas do mesmo grupo econômico são imprescindíveis para que se demonstre a terceiros, especialmente à fiscalização tributária, a preocupação em se adotar procedimentos que evitem o favorecimento de determinada empresa em detrimento das demais, atribuindo-se a cada uma das partes a sua parcela de despesas e demonstrando a adequação dos métodos e critérios utilizados para determinar o valor rateado.

Contrato de Rateio de Despesas entre Empresas do Mesmo Grupo

O objetivo é conferir uma maior transparência às demonstrações financeiras, evitando distorções e eventuais questionamentos acerca da dedutibilidade do encargo. Sobre o assunto, cumpre transcrever as seguintes decisões administrativas:

“GLOSA. DESPESAS NÃO NECESSÁRIAS. Os pagamentos feitos a empresas do mesmo grupo por conta de serviços de consultoria jurídica via telefone e de serviços com administração de recursos humanos devem ser comprovadas por meio de contratos que estabeleçam critérios de rateios dos custos dos departamentos centralizados em determinada empresa bem como a efetividade do serviço prestado.” (Decisão n^o 1.346/02, 7ª Turma da Delegacia da Receita Federal de Julgamentos em São Paulo)

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“IRPJ – PROVA DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – Para que seja aceita a dedução de despesa de assessoria administrativa prestada por empresa pertencente ao mesmo grupo da tomadora é necessária a prova da efetiva prestação dos serviços.” (Acórdão no 108-06.604/01, 8ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes)

O instrumento de rateio deve ser redigido com o máximo de objetividade e clareza possível, sobretudo no que se refere a: (i) natureza das despesas compartilhadas; (ii) periodicidade na apuração da despesa e no seu pagamento; e (iii) métodos e critérios a serem utilizados para esse fim. A jurisprudência administrativa destaca a necessidade de preencher tais requisitos:

“RATEIO DE DESPESAS (Ex. 90) – Está assente nesse colegiado que para a aceitação das despesas como dedutíveis da base de cálculo do imposto sobre as rendas, em face da legislação, não basta comprovar que ela foi assumida e que houve desembolso; faz-se necessário, além disso, que o dispêndio seja efetivamente realizado e guarde relação com a atividade da empresa, servindo para produzir receita ou auxiliar nesse sentido. Diante desse fato, não se pode considerar, como dedutível, o rateio de despesas entre empresas do mesmo grupo, sem que haja critério objetivo.” (Acórdão n^o 105.11.939-97 do 1º Conselho de Contribuintes)

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“DESPESAS DE PROPAGANDA – RATEIO – O rateio de despesas de propaganda entre empresas deve ser feito mediante critério que justifique e especifique de forma clara os parâmetros utilizados.” (Acórdão n^o 101-89.828, 1ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes)

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“CUSTOS, DESPESAS OPERACIONAIS E ENCARGOS – A centralização de serviços necessários às atividades de mais de uma empresa de um mesmo grupo em sua controladora, para rateio dos custos entre as beneficiárias, através de critérios objetivos e previamente ajustados, não torna indedutível os custos rateados, salvo se a fiscalização comprovar que do procedimento resultou favorecimento de uma empresa em detrimento de outra. Em qualquer situação, deverá ser comprovada a efetiva prestação dos serviços avençados.” (Acórdão n^o 107-03960, 7ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes)

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“IRPJ – RATEIO DE DESPESAS ADMINISTRATIVAS – Despesas administrativas que forem contabilizadas em uma única empresa do grupo, para posteriormente serem rateadas, de acordo com o efetivo gasto de cada empresa são dedutíveis, uma vez efetivamente comprovadas e mediante demonstração do critério de rateio. Há também a possibilidade de escrituração de despesas em período-base inexato, desde que não haja postergação do pagamento do imposto ou redução indevida do lucro real.” (Decisão em Consulta à SRF n^o 140/00, 8ª Região Fiscal)

Em face das decisões administrativas acima, uma das questões centrais relacionadas ao rateio diz respeito à fixação do critério que deve presidi-lo. O parâmetro do contrato deve ser o montante dos gastos com os recursos humanos compartilhados, os quais devem sempre estar embasados em documentos hábeis e idôneos, devendo as empresas contratantes demonstrar, por meio de mapas e planilhas, a sua origem e valor, discriminando o montante imputado a cada partícipe.

Com relação ao estabelecimento dos critérios de rateio propriamente ditos, sempre que possível, é preferível utilizar o critério da imputação direta. Nesse caso, quantifica-se a despesa atribuível a cada uma das partes com base no custo dos homens/hora utilizados, ou, por exemplo, tomando como referência o número de bens fornecidos.

Na impossibilidade de apurar com base na imputação direta, cabem às empresas contratantes, por meio de laudos e/ou planilhas, esclarecer as variáveis do critério escolhido, tais como:

(i) Departamento Pessoal: rateio em função do número de empregados de cada empresa;

(ii) Departamento de Contabilidade: rateio em função da quantidade de lançamentos contábeis gerados por cada empresa, desde que o tempo médio possa se pautar por esse critério, agregando-se, se necessários, outros fatores determinantes;

(iii) Departamento Financeiro: rateio em função do movimento de aplicações financeiras.

Os sócios do escritório NBNK Advogados, Pedro Navarro Cesar, Danilo Botelho dos Santos e Karoline de Carvalho Magalhães, enumeram abaixo algumas recomendações para proteger os contratos de rateio de despesas, senão vejamos:

O fundamental, portanto, é que o instrumento estabeleça, de forma clara e objetiva, os critérios do rateio. Sugere-se ainda que os mesmos sejam submetidos à validação (laudos técnicos) de empresas especializadas, revestindo o documento de legitimidade perante as autoridades fiscais.

Com relação à formalização da quitação dos valores reembolsados, a jurisprudência administrativa admite o uso de simples recibos de quitação, notas de reembolso ou débito, ou qualquer outro documento assemelhado.

Outra recomendação importante diz respeito à necessidade de se registrar o contrato de rateio em cartório de títulos e documentos com a finalidade de tornar público o acordo e eliminar qualquer dúvida com relação à data em que o documento passou a produzir efeitos.

Cumpre ainda registrar que algumas sociedades têm o cuidado de aprovar os termos e condições do contrato de rateio em assembleia geral de acionistas ou em reunião de quotistas. O objetivo é submeter o instrumento à apreciação dos sócios minoritários e evitar futuras contestações acerca da razoabilidade das despesas transferidas entre as empresas do grupo.

Importa salientar que os critérios fixados no contrato de rateio devem ser estáveis. A frequente introdução de alterações nos mesmos, ou a utilização de elementos muito flexíveis, podem comprometer a credibilidade do instrumento, dando ensejo a alegações de artificialismo e colocando em risco a sua aceitação para efeitos fiscais.